Prestação de contas do condomínio

A realização da prestação de contas é uma função atribuída ao síndico, que deve apresentar os gastos e investimentos de forma clara e transparente

A assembleia de prestação de contas geralmente acontece no começo do ano, sendo uma obrigação do síndico, conforme consta no artigo 22 da Lei 4.591/64. Seu objetivo é dar transparência à gestão, deixando os condôminos cientes da situação financeira, econômica e jurídica do condomínio.

Síndico e administradora devem fazer um trabalho em conjunto para levantar e organizar as informações necessárias, em seguida, é preciso transformá-las em uma apresentação para apreciação dos moradores em reunião.

Documentos que devem ser apresentados

Para a assembleia de prestação de contas o síndico deve estar munido das pastas e da documentação original comprobatória de despesas e receitas. Entre os documentos a serem apresentados estão:

• Certidão negativa do INSS, FGTS e Receita Federal (do condomínio, da administradora e das empresas prestadoras de serviços);
• AVCB e as cópias das NR’s 5,7 e 9;
• Certificado de brigada de incêndio, para-raios, e RIA (Relatório de Inspeção Anual) dos elevadores;
• Seguro dos funcionários e do prédio;
•  Atestado dedetização, lavagem das caixas d’água e da última análise da potabilidade da água;

A pasta da prestação de contas pode ser composta da seguinte maneira:

• Demonstrativo de despesas (um resumo do número de contas do balanço);
• O balanço contábil precisa estar completo e detalhado. Podendo ser separado em categorias para facilitar a compreensão:
  • Pessoal: contém informações sobre salários, férias, entre outros aspectos relativos aos funcionários;
  • Fixas: água,telefone, luz, taxas, manutenção de elevadores, entre outros;
  • Variáveis: limpeza da caixa d’água, recarga de extintores, entre outros;

• Documentação comprobatória de despesas e receita — composta por condôminos inadimplentes e condôminos adimplentes;

É importante lembrar que, segundo a legislação, é preciso guardar todas essas informações e documentos comprobatórios por cinco anos para eventuais necessidades de verificação contábil.

Comunicação é essencial

Tão indispensável quanto ter toda contabilidade organizada, é apresentar essas informações de forma clara para os condôminos. O síndico pode, por exemplo, distribuir uma pauta no começo da Assembleia, listando os assuntos que serão abordados.

É essencial comentar os dados da Previsão Orçamentária do ano anterior, para fazer um comparativo com os gastos reais e possíveis disparidades com explicações claras, simples e sem deixar dúvidas sobre o motivo dos gastos. Quanto mais precisas forem as informações, melhor será a percepção dos condôminos em relação à transparência do síndico.

Seja receptivo com os condôminos, tente avaliar se as críticas e sugestões fazem sentido, demonstrando aceitação para com suas opiniões e demandas. Esteja preparado para tirar possíveis dúvidas sobre os motivos dos gastos.

Lembre-se de comunicar, durante a assembleia, que as pastas relativas à prestação de contas ficarão disponíveis para consulta na administração do prédio.

E se a prestação de contas não for aprovada?

No caso do balanço não ser aprovado, todos os itens reprovados devem ser identificados e avaliados. Esclareça quais itens ficaram pendentes e solicite um prazo para que as explicações sejam feitas. Entretanto, os motivos devem ser justos. Caso a prestação de contas seja reprovada por motivo injusto, o síndico pode recorrer ao judiciário.

Em caso de dúvidas, peça sempre auxílio para a administradora.